Firmenprofil

‍Die NZZ Mediengruppe wurde 1991 durch eine Mehrheitsbeteiligung am St. Galler Tagblatt gegründet. Im Jahr 2002 erwarb sie eine Beteiligung an der LZ Medien AG (heute RMH Regionalmedien AG), dem Verlag der Luzerner Zeitung.

Problemstellung

‍In den Jahren 2012-2013 stand die NZZ Mediengruppe vor der Herausforderung, ihre IT-Systeme und Prozesse zu optimieren. Ziel des Projekts "Stretch" war es, das Auftragsmanagement für den Vertrieb von Printmedien sowohl auf System- als auch auf Organisationsebene zu harmonisieren. Bis zu diesem Zeitpunkt arbeiteten das Management der LZ Medien AG und des St. Galler Tagblatts sowie der NZZ AG auf zwei separaten Systemen. Zur Harmonisierung wurde ein neues SAP ERP-System eingerichtet, in das die beiden bestehenden Systeme migriert werden sollten. Dies beinhaltete ein Release-Upgrade, das den zentralen Geschäftspartner einführte.

Weitere Probleme ergaben sich aus der Konsolidierung der Prozesse. Servicefunktionen wie Kundenservice oder Finanzbuchhaltung wurden intern neu organisiert oder in bestimmten Abteilungen der Gruppe zusammengeführt. Aufgrund der unvollständigen Integration der Systeme musste die interne IT zusätzliche Anstrengungen unternehmen, um die SAP ERP-Lösung bereitzustellen, zu unterstützen und zu warten. Die laufende Umstrukturierung einzelner Abteilungen erforderte Anpassungen zur Verbesserung der Prozessunterstützung.

Die Aufgabe des Projekts "Stretch" bestand darin, die Systeme schrittweise zu integrieren und gleichzeitig konsolidierte Verbesserungen zur Steigerung der Effizienz der Geschäftsprozesse bereitzustellen. Das übergeordnete Ziel war es, die IT-Kosten zu senken und die Prozessunterstützung für die Abteilungen zu verbessern.

Lösung

Datenmigration aus dem alten System: Unser Team unterstützte die interne IT bei der Migration der Auftragsdaten von der älteren SAP-Version der NZZ in das neue konsolidierte SAP ERP-System.

Datenbereinigung und -vorbereitung: Vor der Migration wurden die Daten sorgfältig bereinigt, um sicherzustellen, dass nur relevante und korrekte Informationen übertragen wurden. Dies half, die Datenqualität im neuen System zu erhalten und potenzielle Probleme durch fehlerhafte Daten zu vermeiden.

Konsolidierung der Geschäftspartner: Ein wesentlicher Teil der Datenbereinigung war die Konsolidierung der Geschäftspartner. Doppelte und inkonsistente Geschäftspartnerdatensätze wurden identifiziert und zusammengeführt. Dadurch wurde sichergestellt, dass jeder Geschäftspartner im neuen System nur einmal korrekt erfasst wurde. Die verbesserte Datenintegrität erleichterte die Nutzung der Geschäftspartnerrollen.

Datenübertragung: Die Datenmigration wurde mithilfe von SAP-Standardmodulen und Batch-Input-Methoden durchgeführt. Diese Tools ermöglichten einen strukturierten und effizienten Export der Daten aus dem alten System und den Import in das neue System.

Verbesserung der Prozessunterstützung: Neben der Datenmigration lag ein weiterer Fokus auf der Verbesserung der Prozessunterstützung im neuen SAP ERP-System. Unser Team arbeitete eng mit den Abteilungen zusammen, um sicherzustellen, dass die neuen Prozesse effizient und benutzerfreundlich waren:

Analyse der bestehenden Prozesse: Zusammen mit den Abteilungen wurden die bestehenden Prozesse in der Auftragsabwicklung analysiert. Schwachstellen und Verbesserungsbereiche wurden identifiziert.

Mehrwert

Optimierung und Harmonisierung der Prozesse: Basierend auf den Analysen wurden die Prozesse harmonisiert und optimiert. Dies umfasste die Standardisierung der Arbeitsabläufe und die Anpassung der SAP ERP-Funktionalitäten an die spezifischen Anforderungen der NZZ, des St. Galler Tagblatts und der Luzerner Zeitung.

Softwareanpassung: Die bestehenden SAP ERP-Funktionen wurden angepasst, um die spezifischen Anforderungen der Auftragsabwicklung zu unterstützen.

Schulung und Wissenstransfer: Um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die neuen Prozesse effektiv nutzen konnten, wurden umfassende Schulungen durchgeführt. Dies umfasste auch die interne IT-Abteilung, um den Wissenstransfer sicherzustellen.

Kundennutzen: Durch die Umsetzung von Projekt "Stretch" und die Unterstützung in der Anwendungsunterstützung erzielte die NZZ Mediengruppe zahlreiche Verbesserungen in der Auftragsabwicklung für Printmedien in ihrem SAP ERP-System:

Erhöhte Effizienz: Durch Datenmigration und -konsolidierung sowie Optimierung der Prozessunterstützung wurden die Arbeitsabläufe erheblich effizienter. Dies führte zu einer gesteigerten Produktivität und reduzierten Betriebskosten.

Verbesserte Datenqualität: Die sorgfältige Datenbereinigung und Konsolidierung der Geschäftspartnerdaten sorgten für eine hohe Datenqualität im neuen System. Dies verbesserte die Datenintegrität und erleichterte nachgelagerte Prozesse.

Reduzierter Wartungsaufwand: Die Harmonisierung von Systemen und Prozessen reduzierte den Wartungsaufwand erheblich. Dies entlastete die IT-Abteilung und senkte die langfristigen Betriebskosten.

Bessere Prozessunterstützung: Die angepassten und optimierten SAP ERP-Funktionen verbesserten die Unterstützung der Geschäftsprozesse. Dies führte zu einer reibungsloseren Auftragsabwicklung und höherer Zufriedenheit in den Abteilungen.

Nachhaltiger Wissenstransfer: Gezielte Schulungen und Wissenstransfers an die interne IT-Abteilung stellten sicher, dass das Wissen über die neuen Verbesserungen im Unternehmen verankert wurde. Dies ermöglichte es der IT-Abteilung, die Unterstützung eigenständig und effektiv zu übernehmen.