Management Summary

In der sich ständig wandelnden Welt der Immobilienbewirtschaftung stehen Unternehmen oft vor der Herausforderung, komplexe Prozesse effizient zu gestalten und in bestehende Systeme zu integrieren. Ein herausragendes Beispiel hierfür ist das Grossprojekt zwischen der Flughafen Zürich AG und Swiss Life, bei dem innovative Lösungen für die Integration einer neuen Bewirtschaftung in ein bestehendes ERP-System gefunden wurden.

Die Ausgangslage

Während der Bauphase des Projekts entschieden sich die Flughafen Zürich AG und Swiss Life, die Bewirtschaftung intern durch die Flughafen Zürich AG durchzuführen. Diese Entscheidung versprach zahlreiche Synergien, stellte das Unternehmen jedoch vor die Herausforderung, die neue Bewirtschaftung in das vorhandene ERP-System zu integrieren, das bereits über viele spezifische Eigenheiten verfügte.

Die Kernaufgaben umfassten

• Integration typischer Lead-To-Cash-Prozesse
• Implementierung eines operativen Flächenmanagements
• Einrichtung einer effizienten Nebenkostenabrechnung
• Vereinheitlichung des Immobiliencontrollings über beide beteiligten Gesellschaften

Der Lösungsansatz

In enger Zusammenarbeit mit derFlughafen Zürich AG wurde eine Lösung entwickelt, die sich eng am SAP RE-FX Standard orientierte. Dieser Ansatz ermöglichte es, maßgeschneiderte Prozesse, Systemintegrationen, Konfigurationen und Erweiterungen zu implementieren, die den spezifischen Anforderungen des Projekts gerecht wurden.

Kernprozesse im Detail:

• Lead-To-Cash: Die Implementierung umfasste die Konfiguration verschiedener Vertragsarten, darunter Fixmiet-, Umsatzmiet-,Promotions-, Parking- und Pop-Up-Verträge. Eine technische Separation der Bildfolgen wurde eingeführt, um die Vertragspflege zu vereinfachen. Zudem wurde ein digitaler Umsatzmeldeprozess integriert und eine Umsatzmietabrechnung mit Akonto und testierten Umsätzen eingerichtet.
• Nebenkostenabrechnung: Hier wurde eine komplexe Umlagekalkulation mit Gewichtungsfaktoren implementiert, begleitet von einem umfangreichen Nebenkostenkatalog. Die Lösung umfasst sowohl zählerabhängige Verteilungen mit Schnittstelle zum Energiemanagementsystem als auch flächenabhängige Verteilungen über eine Nutzungssicht. Direktkontierungen auf Abrechnungseinheiten, Unterstützung bei Kostenvalidierungen und eine umfassende Datenmigration mittels LSMWs runden diesen Prozess ab.
• Operatives Flächenmanagement: Die Umsetzung einer detaillierten Nutzungssicht ermöglicht ein effizientes Flächenmanagement. Relevante Nutzungsarten, Bemessungsarten und Summenbemessungsarten wurden definiert und die Migration der Flächen erfolgreich durchgeführt.
• Record to Report: Ein besonderes Highlight ist die Implementation einer Substitution zur Änderung von Objektumbuchungen. Der Objektfinanzstrom wird auf Innenaufträge umgeleitet, was ein präzises Controlling ermöglicht und die Vereinbarkeit mit anderen Werteflüssen sicherstellt. Die Zeichnung unternehmensweiter Werteflüsse vervollständigt diesen Prozess.

Mehrwert

Die implementierte Lösung bietet mehrere entscheidende Vorteile:

• Direkter Umsatzzuwachs: Durch die Selbstausführung des Verwaltungsmandats generiert die Flughafen Zürich AG zusätzliche Einnahmen.
• Prozesssynergien: Bestehende Prozesse konnten nahtlos auf den Circle ausgeweitet werden, was eine gleichzeitige Betreuung des Bestands und des neuen Projekts ermöglicht. Supportprozesse aus Finanzbuchhaltung und Controlling finden nun auch im Circle Anwendung.
• Systemsynergien: Durch die Nutzung der vorhandenen Infrastruktur werden zusätzliche Lizenzkosten vermieden und die Effizienz der bestehenden Serverinfrastruktur maximiert.

Fazit

Das Projekt der Flughafen Zürich AG zeigt eindrucksvoll, wie durch innovative Integration und kluge Prozessgestaltung erhebliche Synergien in der Immobilienbewirtschaftung erzielt werden können. Es dient als Vorbild für andere Unternehmen, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen und demonstriert, wie moderne ERP-Systeme flexibel an komplexe Anforderungen angepasst werden können.

Die erfolgreiche Umsetzung dieses Projekts unterstreicht nicht nur die technische Kompetenz der beteiligten Teams, sondern auch die strategische Weitsicht der Flughafen Zürich AG. In einer Zeit, in der Effizienz und Kostenkontrolle von entscheidender Bedeutung sind, setzt dieses Projekt neue Maßstäbe in der integrierten Immobilienbewirtschaftung.