Firmenprofil

‍Eine der führenden Fachhochschulen in der Schweiz, die sich durch praxisorientierte und wissenschaftlich fundierte Lehre, Forschung, Weiterbildung und andere Dienstleistungen auszeichnet. Mit einem starken Fokus auf praktische Anwendung und wissenschaftliche Strenge, ist die Hochschule bestrebt, Innovation und Exzellenz in verschiedenen Studienbereichen zu fördern.

Problemstellung

‍Die Hochschule stand vor der Herausforderung, ihre Geschäftsprozesse über die gesamte Institution hinweg zu optimieren. Das bestehende System basierte stark auf internen Aufträgen und Kostenstellen, was zu Komplexitäten und Ineffizienzen bei der Projekt- und Finanzverwaltung führte. Um die Transparenz zu erhöhen, insbesondere bei der Darstellung der Mittelzuweisung von verschiedenen Förderern, entschied sich die Hochschule, ihre Projektmanagementprozesse in ein einheitliches Projektaufgabensystem zu konsolidieren. Dieser Schritt zielte darauf ab, die Abläufe zu vereinfachen und klarere Einblicke in die Finanzierungsquellen und Ausgaben zu ermöglichen.

Umgesetzte Lösung

‍Um diese Herausforderungen zu bewältigen, implementierte die Hochschule ein umfassendes Projektmanagementsystem. Die wichtigsten Komponenten der Lösung umfassten:

• Projekt-System-Implementierung: Das neue System wurde entwickelt, um interne Aufträge und Kostenstellen durch einen optimierten Projektmanagementansatz zu ersetzen. Dies beinhaltete die Konfiguration des SAP Project System (PS) Moduls zur Verwaltung aller Projekte innerhalb der Hochschule, um einen kohärenteren und integrierten Prozess zu gewährleisten.
• Erhöhte Transparenz: Das Projektmanagementsystem wurde so konfiguriert, dass es den Anforderungen nach größerer Transparenz gerecht wird. Dazu gehörten detaillierte Berichtsoptionen, die es der Hochschule ermöglichten, klar darzustellen, welche Unternehmen und Förderer Mittel bereitstellten, wodurch die Verantwortlichkeit und das Vertrauen der Stakeholder verbessert wurden.
• Automatisierte Prozesse: Das System ermöglichte die Automatisierung von Rückstellungen, wodurch die Finanzberichterstattung und die Monatsabschlussprozesse effizienter und genauer wurden. Diese Automatisierung reduzierte die administrative Belastung der Mitarbeiter und verbesserte die Zuverlässigkeit der Finanzdaten.

Mehrwert

‍Die Implementierung des Projektmanagementsystems brachte der Hochschule erheblichen Nutzen:

• Verbesserte Berichterstattung: Die erweiterten Berichtsfunktionen ermöglichten es der Hochschule, detaillierte und transparente Berichte an die Förderer zu liefern, die den Mittelfluss und deren Nutzung klar darstellten. Dies verbesserte die Glaubwürdigkeit der Hochschule und stärkte die Beziehungen zu den Förderern.
• Betriebliche Effizienz: Durch die Konsolidierung der Projektmanagementprozesse in ein einziges System erreichte die Hochschule eine höhere betriebliche Effizienz. Die Beseitigung redundanter interner Aufträge und Kostenstellen vereinfachte das Finanzmanagement und die Projektverfolgung.
• Automatisierte Rückstellungen: Die Automatisierung der monatlichen Rückstellungen straffte die Finanzprozesse, reduzierte den manuellen Aufwand und minimierte Fehler. Dies stellte sicher, dass Finanzberichte zeitnah und genau waren, was bessere Einblicke für Entscheidungsfindungen ermöglichte.

Fazit

‍Der Wechsel der Hochschule zu einem einheitlichen Projektmanagementsystem hat ihre Geschäftsprozesse erheblich gestrafft und die Transparenz gegenüber den Förderern erhöht. Durch die Implementierung des SAP Project System Moduls hat die Hochschule die betriebliche Effizienz und die Finanzberichterstattung verbessert, wodurch sie weiterhin erstklassige Bildungs- und Forschungsdienste anbieten und gleichzeitig starke Beziehungen zu ihren Förderern pflegen kann.