Firmenprofil

Takeda Pharma AG trat 1986 in den Schweizer Markt ein und fusionierte 2019 mit der Shire Switzerland GmbH. Der Hauptsitz für Europa und Kanada befindet sich in Opfikon-Glattbrugg, Zürich. Als das weltweit größte biopharmazeutische Unternehmen mit japanischen Wurzeln ist Takeda bestrebt, die Patientenversorgung durch transformative medizinische Lösungen zu verbessern. Die Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten konzentrieren sich auf Onkologie, seltene Krankheiten, Neurowissenschaften, Gastroenterologie sowie plasmabasierte Therapien und Impfstoffe. Takeda beschäftigt über 50.000 Menschen in mehr als 70 Ländern und treibt das Wachstum durch neue Produkte und Märkte voran.

Problemstellung

Takeda Pharma AG steht vor der Herausforderung, eine effiziente und transparente Verarbeitung von Rückstellungen, die im SAP Ariba System generiert und in das SAP ERP System importiert werden, sicherzustellen. Die Übertragung dieser finanziellen Positionen erfolgt manuell, was zu Verzögerungen und potenziellen Fehlern im Buchhaltungsprozess führt. Darüber hinaus ist der Genehmigungsprozess für diese Rückstellungen, insbesondere die Validierung und Genehmigung der relevanten Beträge, ineffizient und nicht standardisiert, was Takedas Compliance und Finanzberichterstattung beeinträchtigt.

Kernanforderungen des Projekts:

Automatisierung des Imports:

‍Finanzdaten, die aus Dateien stammen, die von Power BI generiert wurden, müssen regelmäßig und automatisch aus einem Austauschverzeichnis in das SAP ERP System übertragen werden. Dies umfasst die automatische Erkennung und Verarbeitung neuer Dateien sowie die Vermeidung doppelter Verarbeitung durch präzise Identifikation und Protokollierung jeder Datei.

Einrichtung von Genehmigungsworkflows:

‍Effiziente und transparente Genehmigungsprozesse müssen für die übertragenen Rückstellungen eingerichtet werden. Diese Workflows sollen sowohl für bestellbezogene Positionen (PO) als auch für Positionen ohne direkten Bestellbezug (Non-PO) gelten. Der Workflow muss in der Lage sein, die verantwortlichen Parteien für jede Transaktion zu identifizieren und den Genehmigungsprozess durch interne Systembenachrichtigungen und E-Mail-Links zu verwalten.

Integration in bestehende Systeme:

‍Die genehmigten Rückstellungen müssen dann in das Finanzmodul von SAP übertragen werden. Zusätzlich sollte das System in der Lage sein, die Informationen an Power BI zurückzumelden, um die Datenanalyse und Berichterstattung zu unterstützen.

Projektziel

‍Das Hauptziel dieses Projekts ist die Schaffung eines nahtlosen, automatisierten Systems, das die Datenerfassung aus SAP Ariba, die Verarbeitung im SAP ERP und die abschließende Buchung im Finanzmodul von SAP vereinfacht. Durch die Implementierung der beschriebenen Workflows will Takeda die manuellen Eingriffe und Fehler erheblich reduzieren, den gesamten Prozess beschleunigen und die Compliance bei der Handhabung von Finanzrückstellungen stärken.

Lösung

‍Conactive GmbH, als Subunternehmer, implementierte einen maßgeschneiderten SAP-Workflow für Takeda Pharma AG, der speziell darauf ausgelegt ist, Rückstellungen effizient und konform zu verwalten. Die Lösung automatisierte den Datenimport aus SAP Ariba in das SAP ERP System und integrierte einen robusten Genehmigungsprozess für Finanzrückstellungen, um Genauigkeit und Compliance im Finanzmanagement von Takeda sicherzustellen.

Kernkomponenten der Lösung

Automatisierter Datenimport: Ein Systemjob wurde eingerichtet, um regelmäßig CSV-Dateien, die vom Power BI System generiert wurden, automatisch aus einem Austauschverzeichnis zu importieren. Dieser Job erkannte die Dateien anhand eindeutiger Kennungen wie Bestellnummer und Erstellungszeitstempel, wodurch eine doppelte Verarbeitung vermieden wurde. Eine Protokolltabelle zeichnete jeden Importvorgang auf, um vollständige Transparenz und Nachverfolgbarkeit der Daten zu gewährleisten.

Genehmigungsworkflows für Rückstellungen: Der SAP-Workflow wurde so konfiguriert, dass für jede Zeile in der importierten CSV-Datei ein Workflow-Element initiiert wurde. Die Workflows unterschieden zwischen Transaktionen mit und ohne Bestellbezug (PO und Non-PO). Verantwortliche Personen wurden vom System identifiziert und erhielten Benachrichtigungen, um den Genehmigungsprozess zu starten. Die Lösung bot eine Benutzeroberfläche zur Überprüfung und Genehmigung/Ablehnung von Rückstellungen und ermöglichte eine effiziente Massenverarbeitung von Transaktionen.

Integration und Feedback: Nach der Genehmigung wurden die Daten in das Finanzmodul übertragen. Zusätzlich wurde eine Rückmeldung an das Power BI System gegeben, um die abgeschlossenen Workflows zu dokumentieren und die Berichtsanforderungen zu unterstützen. Dies umfasste die Möglichkeit, Statusupdates (genehmigt/abgelehnt) und Anpassungen der Rückstellungsbeträge zurück an Power BI zu senden.

Zusätzliche Funktionen und Support

Mehrsprachiger Support: Die Lösung beinhaltete mehrsprachigen Support, um die globale Nutzung bei Takeda zu erleichtern.

Workflow-Monitoring-Cockpit: Ein Cockpit zur Überwachung der Workflows wurde auf Anfrage in SAP entwickelt, um einen besseren Überblick über laufende Prozesse zu bieten und eine schnelle Reaktion auf Abweichungen zu ermöglichen.

Zusätzlicher Kundennutzen

Erhöhte Effizienz in den Finanzprozessen: Die Automatisierung von Import- und Genehmigungsworkflows reduzierte manuelle Eingriffe und damit verbundene Fehlerquellen erheblich. Dies führte zu einer spürbaren Beschleunigung der Finanzprozesse, sodass Rückstellungen schneller und genauer verarbeitet werden konnten.

Verbesserte Datenintegrität und Transparenz: Die Einführung eines standardisierten Protokolls für den Datenimport und die transparente Nachverfolgung jeder Transaktion durch das Workflow-System verbesserten die Datenintegrität erheblich. Dies ermöglichte zuverlässigere Finanzberichte und stärkte das Vertrauen in Takedas Finanzdaten.

Gestärkte Compliance: Die Implementierung definierter Genehmigungsprozesse und die automatische Dokumentation aller Schritte im Workflow trugen dazu bei, die Compliance mit internen und externen Vorschriften sicherzustellen. Dies ist besonders relevant in einem stark regulierten Umfeld wie der Pharmaindustrie.

Skalierbarkeit und Flexibilität für zukünftige Anforderungen: Die entwickelte Lösung bietet hohe Skalierbarkeit und kann leicht an zukünftige Anforderungen und Veränderungen im Geschäftsumfeld angepasst werden. Dies sichert Takedas langfristige Investition in die technologische Infrastruktur.

Optimierung der Ressourcenzuweisung: Durch die Reduzierung des manuellen Aufwands bei der Verwaltung von Rückstellungen konnten Mitarbeiterressourcen effektiver eingesetzt werden. Dies ermöglichte es den Teams, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu fördern.

Verbesserte Entscheidungsfindung: Die verbesserte Datenqualität und Zugänglichkeit, die durch die Lösung ermöglicht wurde, führte zu schnelleren und fundierteren Entscheidungen im Finanzmanagement von Takeda.